RAPORLAMA TEKNİKLERİ EĞİTİMİ

RAPORLAMA TEKNİKLERİ EĞİTİMİ
Rapor Ve Raporlama Kavramı

• Raporların İş Yaşamındaki Önemi,
• Veri Nasıl Toplanır?
• Kullanılacak Veriler Nasıl Belirlenir?
• Verilerden Raporlara Geçiş
• Raporlamada Adımlar
• Raporlama Süreci
• Rapor Çeşitleri
• Raporun Bölümleri

Rapor Oluşturma
• Raporun Nitelikleri
• Formlarda Olması Gereken Özelikler
• Standardizasyon
• Formların Geliştirilmesi
• Başarılı Raporlama İçin Teknikler
• Rapor Yazma
• Rapor Sunma

Raporlama Sorunları
• Raporlamada Yapılan Hatalar
• Raporlama Formatları
• Raporlama Kodları
• Raporlamanın Yönü Ve İçeriği

Raporlama Sistemi Kurma Ve Geliştirme
• Mevcut Raporlama Sistemin İncelenmesi
• Raporlama Akışının Belirlenmesi
• Raporlama Sisteminin Tasarlanması Ve Kurulması
• Takip Sistemini Oluşturma
• Gözden Geçirme Ve Geliştirme

Uygulamalar

RAPORUN NİTELİKLERİ
Bir raporun hazırlanmasında göz önünde tutulması gereken nitelikleri de şöyle sıralayabiliriz;

• Konunun uzmanı olmak
• Raporun konusunu iyi kavramış olmak
• Konuyla ilgili kaynakları taramak
• Kaynaklardan elde edilen malzemeyi etkili, çarpıcı, inandırıcı ve doyurucu nitelikte hazırlamak
• Objektif olmak
• Bilimsel çalışmaları değerlendirirken raporları bilimsel ölçüler içinde hazırlamak
• Raporlarda ileri sürülen olumlu ya da olumsuz görüşleri kesin deliller ile somut bir biçimde açıklamak
• Raporları belli bir plan dahilinde hazırlamak ve varılan yargıyı açıkça belirtmek
• Gereksiz ayrıntılara girmeden özlü bir biçimde sınırlandırmak
• Açık ve net ifadeler kullanmak
• Yanlış anlaşılmaya meydan vermemek

RAPORLAMA TEKNİKLERİ
Bir raporun hazırlanmasında göz önünde tutulması gereken nitelikleri de şöyle sıralayabiliriz;
• Raporda konunun uzmanı olmak
• Raporun konusunu iyi kavramış olmak
• Raporda konuyla ilgili kaynakları taramak
• Kaynaklardan elde edilen malzemeyi etkili, çarpıcı, inandırıcı ve doyurucu nitelikte hazırlamak
• Raporda objektif olmak
• Bilimsel çalışmaları değerlendirirken raporları bilimsel ölçüler içinde hazırlamak
• Raporlarda ileri sürülen olumlu ya da olumsuz görüşleri kesin deliller ile somut bir biçimde açıklamak
• Raporları belli bir plan dahilinde hazırlamak ve varılan yargıyı açıkça belirtmek
• Raporda gereksiz ayrıntılara girmeden özlü bir biçimde sınırlandırmak
• Raporda açık ve net ifadeler kullanmak
• Raporda yanlış anlaşılmaya meydan vermemek

Başarılı Raporlama İçin;
• Raporda içerik öz olmalı, gereksiz yere uzatılmamalı
• Hangi konu hakkında bilgi verilmek isteniyorsa giriş bölümünde özet olarak verilmeli
• Raporların en çok okunan kısımları olan giriş ve sonuç bölümlerine ayrı özen gösterilmeli
• Raporda giriş, gelişme ve sonuç bölümleri olmalı
• Yazılan yazıda imla ve dil bilgisi hatası olmamalı

RAPORLAMA TEKNİKLERİ AŞAMALARI
Raporda Konuya Giriş (Düşünme)
• Sorunun tanımlanması
• Sorunun çözümü için neler gerekli? (gereçler, sorgulamalar, ifadeler, gözlemler, incelemeler)
• Bu konuda daha önceden neler biliyorum?

Raporda Kurgulama
• Soruları yanıtlamaya hangi kaynakların en fazla yardımcı olabileceğinin tanımlanması (Kaynak türü)
• Kaynak türlerini seçerken nelere dikkat edilmeli?
• Anahtar sözcüklerin belirlenmesi

Raporda Ulaşma
• Kütüphanelerin, arşivlerin künyelerine erişme ve belge toplama
• Kitaplara, dergilere, gazetelere ve diğer kaynak türlerine bakma
• Diğer insanlarla görüşme yapma
• Bilgisayar kullanarak bilgi toplama
• Elektronik veritabanları

Raporda Bilgiyi Denetleme ve Değerlendirme
• Bilgiyi geçerlilik ve güvenilirliğe göre eleme
• Bilgiler gerçeği mi yansıtıyor? (gerçekliği kanıtlanabilir bir bilgi mi?)
• Bilgiler görüşleri mi yansıtıyor? (Herhangi bir kişinin düşünce ve görüşlerini mi yansıtıyor?)
• Bilgiler güncel mi?
• Gereksinim duyulan bilgi bulunabildi mi?
• Farklı bakış açıları dikkate alındı mı?
• Karşıt savlar birlikte yorumlandı mı?
• Aynı konuda daha önce yapılanlarla karşılaştırıldı mı?

RAPOR ÇEŞİTLERİ

İnceleme ve Araştırma Raporları
Örgütte, var olan problemleri belirlemek ve çözmek; uygulanan işlem ve yöntemleri basitleştirmek ve yeniden düzenlemek; hizmetleri geliştirmek; kaliteyi ve verimliliği artırmak amacıyla daha çok uzmanlarca hazırlanan raporlardır.

Kapsamlarında örgütün mevcut durumu, uygulamada karşılaşılan problemler ve bunların çözüm yolları yer alır.

İş - Görev Raporları
Yurt içinde ya da dışında belirli bir görevle görevlendirilen kişilerin, görev dönüşlerinde yaptıkları çalışmaya ilişkin üstlerine sundukları rapor türüdür. İş raporları içeriklerine göre raporlar, şekillerine göre raporlar olmak üzere ikiye ayrılırlar.

Durum Raporları
Bir konuda, mevcut duruma ilişkin dosya bilgilerine dayanılarak hazırlanan ve makama sunulan kısa özet raporlardır. Bunlar "Andıç" ve " Bilgi Notlarıdır"

Bir konuda iş ve işlem yapabilmek için ilkece, yöneticinin iznini ya da onayını almak amacıyla ilgili birimce hazırlanan kısa bir rapor türüdür.

Veri Toplama Raporları
Bu raporlar herhangi bir sonuç çıkarmadan, yalnız tutarlı bir sıra içinde sunuş yapabilmek için toplanan bilgileri kapsar.

RAPORLAMA SORUNLARI
Hangi iş alanı ve konuda olursa olsun rapor yazan çoğu kişinin yaptığı hatalar aşağıda özetlenmektedir. Bu hatalar konusunda bilinçli olmak aynı hataları tekrarlamamak için en önemli birinci adımdır. Şimdi bu hatalara biraz daha yakından bakalım.
• Okuyucuyu yönlendirmemek,
• Raporu gereğinden uzun yazmak,
• Zayıf ifadeler kullanmak,
• Açık olmayan karmaşık ifadeler kullanmak,
• Raporları sıradan ya da önemsiz şeyler olarak görmek,

Ø Okuyucuyu Yönlendirmeme
Okuyucunuzun, kaynaklarınızı ve elinizdeki materyalleri sizin kadar tanımadığını unutmayın. Çoğu raporda konu, okuyucuya yeterince aktarılmadan, konu ile ilgili açıklamalara geçilmektedir. Raporunuza, özel bir amacınız olduğunu belirterek başlamalısınız. Ayrıca her bölümün raporun bütünü ile ilgili bağlantılarını kısaca açıklamakta yarar olabilir.

Ø Raporu Gereğinden Uzun Yazmak
Bazı raporlar yeniden okuma ve düzeltme aşamalarında yeni eklemelerle en uygun uzunluğun ötesine taşınarak, okuyucuyu da caydıracak uzunluklara erişebilir. Bunu önlemek için rapor değerinin, uzunluğundan değil içeriğinden kaynaklandığını bilerek mesajları en doğru fakat en öz biçimde aktaracak anlatımlar üzerinde uğraşmalısınız.

Ø Zayıf İfadeler Kullanmak
Raporunuz bir görüşü savunup bir fikir ortaya koymalı veya bilgiyi doğrudan iletmelidir. Güçlü ifadelerin fazlaca iddialı olacağı endişesi veya araştırma eksikliği nedeniyle birçok raporda gerçekler, dolaylı yollardan ve güçlü olmayan ifadelerle verilmeğe çalışılır. Bunu aşmak için raporunuzu yazarken emin olmadığınız bir hususla karşılaşırsınız durun ve doğru yanıtları bulmaya çalışın. "Belki, beklenir ki, muhtemelen, kısmen" gibi ifadeler kesinlikten uzaktır ve okuyucu üzerinde güçlü bir etki yaratmaz.

Ø Açık Olmayan Karmaşık İfadeler Kullanmak

Zayıf ifadelerde olduğu gibi açık olmayan ifadeler de okuyucunun okuma isteğini kırar. Raporunuzda her bölümün altı çizilecek temel mesajını bularak, bu mesajı doğrudan aktarabilecek anlatımları yakalamaya özen gösterin.

Ø Raporları Sıradan ya da Önemsiz Şeyler Olarak Görmek
"Bu raporu nasılsa kimse okumaz." diye düşünüyorsanız, raporunuz zor okunacağından ve önemli bilgiler ilk sayfada yer almıyorsa raporunuzun kimse tarafından okunmayacağından emin olabilirsiniz. Raporunuzu yazmak için acele etmeyin, okuyucunuzun dikkatini önemli noktalara çekecek bir içerik hazırlayın ve bu seminer notlarında üzerinde durulmuş hususları hatırlayarak, uygulamaya çalışın.

DAHA İYİ BİR RAPOR YAZIMI İÇİN İPUÇLARI
Bir zamanlar, genç müzisyenler meşhur bir Batı Afrikalı müzisyene, onun kadar yetenekli olmak için kendilerine ne önerebileceğini sormuşlar.-"Size üç ipucu verebilirim" demiş. "İlk ipucum: Pratik, İkincisi: Pratik ve üçüncüsü: Pratik."
Aynı tavsiye, yazım için veya benzer başka bir aktivite için de verilebilir: birkaç taslak yazın. Düzeltmek için okuyun. Bir arkadaşınızdan "ispatlamasını" isteyin (gözden geçirip, öneride bulunmasını). İzlenimlerini ve tavsiyelerini isteyin: Kendi öğretmeniniz olun. Üç ipucu şunlardır: "Yeniden yazın! Yeniden Yazın ve Yeniden Yazın!"
Dokümanınızı yeniden yazmanın boşa zaman ve emek olduğunu düşünebilirsiniz. Bu düşünceden uzaklaşın. Profesyonel yazarlar yedi taslak gibi çok sayıda yazabilirler, ta ki isimlerini dokümana iyi bir şekilde yazdırana kadar. En az üç taslak yazmalısınız: ilki kabataslak, ikinci bir taslak ve ardından son taslağınız.
Son taslağınızı yeniden yazmaya hazırlanın. Yeniden yazmak, yazılarınıza daha objektif, hatta eleştirel bir bakış açısıyla bakmak için size zaman kazandırır. Böylece, belirgin hataları çıkarabilir ve sonradan pişman olabileceğiniz bir yazı yazmanızı engeller.
Diğer bir ipucu ise, önce ana hatlarını belirten bir taslak yazın. İlk cümleye başlamadan önce, ele almak istediğiniz konuları not alın. Üç kelimelik notların kısa bir listesini yapın. Öylesine bir kağıt kullanın; bu şimdilik sadece kendi gözleriniz için olacaktır.
Kağıt üzerinde görür görmez, konuların sırasını yeniden düzenlemek isteyebilirsiniz. İlk taslağınızı yazarken ana hatları not aldığınız belgeyi kişisel rehberiniz gibi kullanabilirsiniz.
Edilgen yapıyla ilgili birkaç söz daha söyleyelim. Birçok bürokratın hastalığıdır bu. Bunu gizlemenin bir yolu var-sanki öğreticiymişsiniz gibi ama gerçekte önemli bilgileri saklayarak kelimeleri yazınız. Tecrübeli okuyucular edilgen kullanımlı cümlelerinizi hemen tanıyacaktır.
Edilgen çatının, istatistik gibi, mayo ile karşılaştırılmasına daha zaman var (görünen ilgi çekici ancak sakladıkları daha önemli)

Adı Soyadı
Firma Adı
Ünvan
Telefon
E-Posta Adresi
İlgilendiğiniz Eğitim ya da Eğitimler
Yaklaşık Katılımcı Sayısı
Kurum içi Eğitim
Açıklamalar