TOPLANTI YÖNETİMİ EĞİTİMİ

TOPLANTI YÖNETİMİ EĞİTİMİ
• Toplantının Amacı
• Toplantı Çeşitleri
• Toplantı Hazırlıkları
• Katılımcı Profiline Uygun Özetleme Teknikleri
• Toplantı Gündeminin Paylaşımı
• Gündem Bütünlüğünün Sağlanması
• Toplantı Yöneticisinin Sorumlulukları
• Toplantıda Etkili Sunum
• Toplantının Verimliliği ve Sonuçların Alınması
• Toplantıda Zaman Yönetimi
• Toplantıda Akış Kontrolü
• Aykırı Seslerin Yönetimi
• Etkin Katılımın Sağlanması
• Karar Alma ve Tutanak Tutulması
• Toplantı Sonrası Takip

Uygulamalar

ETKİLİ TOPLANTI KURALLARI
• Toplantı Yönetimi _ Her toplantı kendine özgüdür.
• Toplantı Yönetimi _ Kendi amaçları vardır. Her toplantının amacı kendine özgü ve eşsiz olmalıdır. Belli bir amaca yönelik olmayan toplantılar çok pahalı oyuncaklardır.
• Toplantı Yönetimi _ Eğer toplantı yapmak için tanımlanabilir bir amaç ortada yoksa ya da bu amaçlara daha farklı şekillerde ulaşmak da mümkünse, o zaman toplantının gerekli olup olmadığı sorgulanmalıdır. Bu özellikle de; haftalık, ekip, proje ve komite toplantıları gibi düzenli toplantılar için geçerlidir.
• Toplantı Yönetimi _ Yapılan her toplantının ardından bir eylem listesini kaleme almak alışkanlık haline getirilmelidir (Toplantı bittikten sonra neler olacak? Bunlardan bazılarını toplantıyı yapmadan önce kararlaştırma ya da yapması için bir başkasına devretmeniz mümkün olur muydu? Bunlara yönelik sorumluluklar ilgili kişilere net bir şekilde izah edildi mi? Yapılması gerekenler belli bir zaman dilimi içinde mi yapılmalı? Gelişmeyi kim kontrol edecek?).
• Toplantı Yönetimi _ Eğer bir toplantının sonunda yaptığımız her şey, bir sonraki toplantıyı ayarlamaya yönelikse, ciddi anlamda bir şeyler yolunda gitmemiş demektir.
• Toplantıyı yürütmek, bütün bir grubun sorumluluğundadır. Bundan sadece toplantı başkanı sorumlu değildir. Toplantıyla ilgili ilk elden sorumluluk tabii ki oturum başkanına (toplantıyı düzenleyene) aittir. Ama her katılımcı toplantının yolunda gitmesi için elinden geleni yapmalıdır.
• Toplantı Yönetimi _ Toplantının zamanını kontrol eden kişi, oturum başkanına toplantının zamanlamasını ayarlamada, üzerinde görüş birliğine varılan eylemleri kontrol etmede ve toplantının gelişimini ve sonuçlarını kaydetmede aktif olarak yardım edebilir.

NEDEN ETKİN TOPLANTI?
Toplantılar yöneticilerin en büyük silahı, yönetim biliminin ise kalbi diyebiliriz.
Toplantılar ilham ve enerji verici, aydınlatıcı, paylaşımcı ve eğlendirici olmakla beraber, bazı durumlarda motivasyon bozucu ve sıkıcı olabilir. J.K. Galbraith bunu şu şekilde ifade etmektedir;
"Eğer bir şey yapmak istemiyorsanız ya da yapacak bir şeyiniz yoksa, toplantı yapmanız kaçınılmazdır.''
Bununla beraber yapılan araştırmalar önümüzdeki yıllarda kurumlarda yapılan toplantıların daha da artacağını göstermektedir. Çünkü toplam kalite yönetimlerinin özü ekip çalışması ve ortak üretimciliktir.
Toplantıların vazgeçilmezliği, onların şu özelliklerinden kaynaklanır:
• Toplantı Yönetimi _ Toplantılar en etkin iletişim aracıdır. Çünkü bu iletişim türünde kaynak ile alıcı uzunca bir süre karşı karşıyadır.
• Toplantı Yönetimi _ Sorun çözme aracı olarak toplantılar. Toplantılar sorunu yaşayan ve ondan etkilenen kişilerin bir araya gelerek onu çözmeye çalışan en etkin yollardır.
• Toplantı Yönetimi _ Toplantılarda katılımcı yönetim anlayışından vazgeçilemez. Toplantılar, çağdaş yönetim anlayışının gereği olarak kararlara katılma imkânı sağlar.
• Toplantı Yönetimi _ Toplantılar ekip çalışması imkânı sağlarlar. Toplantıların bir yararı da tüm örgüt üyelerini örgütün amaçlarına katkıda bulunmaya özendirici, onları sorumluluğa iten bir ortam sağlamalarıdır.
• Toplantı Yönetimi _ Örgütsel öğrenmenin vazgeçilmez aracıdırlar. Örgütlerin kendi kimliklerini kazanmalarında, kültürlerinin üyelere kazandırılmasında toplantılar vazgeçilmez bir öneme sahiptir.
• Toplantı Yönetimi _ Bilgi alışverişi yapmak ve durum değerlendirmek
• Toplantı Yönetimi _ Çatışmaları sona erdirmek Çatışmalar şaşkınlık ve endişe yaratır. Grup içinde çatışma büyüdükçe, daha duygusal kontrolsüz ve genel bir şekil alır. Çatışmadan kurtulmak için öncelikle sorunun kaynağı tespit edilmelidir. Toplantı amacı hatırlatılmalı çözüm bulmak için harekete geçilmelidir.

TOPLANTI EVRELERİ
Bütün toplantılar birbirinden ayrı üç evresi olan bir faaliyet olarak düşünülmelidir; açılış, çalışma ve kapanış. Her evrenin lider ya da katılımcılar tarafından gerçekleştirilen kendine özgü görevleri vardır.
Açılış
Toplantı ortamının oluşturulması ve grubun toplantıya yönlendirilip çalışmaya hazır hale getirilmesi:
• Toplantı Yönetimi _ Katılımcılara "hoş geldiniz" denilmesi, yeni üyelerin tanıtılması
• Toplantı Yönetimi _ Toplantının amacının ve alınmak istenen sonuçların tekrarlanması
• Toplantı Yönetimi _ Gündemin tekrarlanması ve uygunsa öneri istenmesi
• Toplantı Yönetimi _ Toplantının amacı ve gündemi konusunda fikir birliği sağlanması
• Toplantı Yönetimi _ Temel kuralların belirlenmesi ya da tekrarlanması
• Toplantı Yönetimi _ Yazman da dahil kilit rollerin ve kimin ne yaptığının tekrarlanması
Çalışma
Toplantının görev ve sorunları üzerindeki fiili çalışma:
• Toplantı Yönetimi _ Gündeme bağlı kalarak toplantı hedeflerine ulaşılmasını sağlayıcı bir çalışma yapılması
• Toplantı Yönetimi _ Tartışmanın ve karar almanın kolaylaştırılması
•Toplantı Yönetimi _ Anlaşmazlıkların yönetilmesi ya da çözülmesi
•Toplantı Yönetimi _ Söz kesme ve kabul edilemez davranışlar konusunda caydırıcı olunması
• Toplantı ilerledikçe zaman kullanımının gözlemlenmesi
•Toplantı Yönetimi _ Gündemdeki işlerin yapılmamasının sağlanması ya da katılımcıların katkısını alabilmek için grup yapısında değişiklik yapılması

Kapanış
Toplantının net ve yapıcı bir şekilde sonuçlanmasının sağlanması:
• Toplantı Yönetimi _ Toplantının kaydettiği yolun özetlenmesi
• Toplantı Yönetimi _ Önemli tartışmaların ya da sağlanan fikir birliklerinin ve verilen taahhütlerin kısaca tekrarlanması
• Toplantı Yönetimi _ Grubunda katkısıyla toplantı sonrasında atılacak adımların tespit edilmesi. Her adım için bir sorumlu atanması ve takvim belirlenmesi
• Toplantı Yönetimi _ Eğer uygunsa grubun yürüttüğü çalışma konusunda geribildirim istenmesi
• Toplantı Yönetimi _ Yanıtlanmamış herhangi bir soru ya da ifade edilmemiş herhangi bir görüş kalıp kalmadığının sorulması ve bunların bizzat yanıtlanması ya da yanıtlayabilecek durumda olan bir kişiye aktarılması
• Toplantı Yönetimi _ Açıkta kalan noktaların-mümkünse- sonuca bağlanması
• Toplantı Yönetimi _ Katılımcılara birtakım geribildirimlerde bulunulması ve eğer uygun düşüyorsa motive edici bir kapanış konuşması yapılması. Katılımcılara katkılarından dolayı teşekkür edilmesi
Verimli bir toplantı, belirlenen amaçların daha az zamanda ve istenilen doğrultuda gerçekleşmesini sağlayacak bir organizasyon halini alır. Bu nedenle birtakım işlere özen gösterilmelidir:
•Toplantı Yönetimi _ Toplantı gündemi, önceden yönetici ile tespit edilerek yazılmalı, açıkça tarif edilmiş özel amaçlar belirlenmelidir. Toplantının gündeminde; yapısal olarak bir eksiklik varsa gündem etkili olamaz. Gündem maddeleri toplantı öncesi dağıtılmalıdır.
• Toplantı Yönetimi _ Mümkünse katılımcıların, gündem hazırlanmasına katkıda bulunmaları sağlanmalıdır. Toplantının yapılacağı yer, tarih ve saat saptanmalıdır. Toplantının nerede ne zaman yapılacağı; katılımcılara toplantı günü, saati ve nerede yapılacağı iletilemezse etkin olamaz. Bu iletişim iyi sağlanmalıdır.
• Toplantı Yönetimi _ Toplantıdaki konuşmacıların gerekli bilgiye, uzmanlığa sahip, konu ile ilgili kişiler arasından seçilmesine özen gösterilmelidir.
• Toplantıya katılacak kişilere haber verilmelidir(Yazılı davetiye, ilan tahtası, mektup, telefon, email vs.).
• Toplantı Yönetimi _ Her konu için, önceliğine göre zaman sınırlamalı bir gündem bastırılıp toplantıdan önce katılımcılara dağıtılarak hazırlanmaları sağlanmalıdır.
• Toplantı mekânının düzenlenmesi sağlanmalıdır. Masa ve koltuk düzeni ayarlanmalı, katılımcıların isim kartları oturma şekline göre yerleştirilmeli, mekânın havalandırma, ısıtma, aydınlatma işlemlerinin yeterli düzeyde olması sağlanmalı, gerekli olan araç-gereçler temin edilmeli, ikram edilecek yiyecek ve içecekler hazırlanmalıdır.
• Toplantı Yönetimi _ Toplantı belirlenen zaman planına uygun yürütülmelidir. Toplantıların başlangıç ve bitiş saati önceden belirlenmeli ve bu süreye uyulmalıdır. Aralıksız iki saatten fazla süren toplantılar tercih edilmemelidir. Çok uzun bir toplantı yerine, gerekiyorsa aynı konu için ek bir toplantı yapılmalıdır. Toplantı zamanı ve süresini tespit etme işi katılımcılara bırakılabilir.
• Toplantı konusunun dışına çıkılmasına izin verilmemelidir. Bu, zaman kaybına ve dikkatlerin dağılmasına neden olur.
• Toplantı Yönetimi _ Toplantı notlarının toplantıdan hemen sonra dağıtılması sağlanmalıdır. Notların, doğru noktalara temas ettiğinden emin olunmalıdır
Toplantılarda; toplantıyı yönetmek için bir toplantı başkanı, notları almak için ve zamanı kontrol etmek için de birer yetkili belirlenmelidir. Toplantı başkanı ve katılımcılarının uyması gereken bazı görgü ve protokol kuralları vardır. Bunlara uyulduğu takdirde toplantının başarı oranı artacaktır:
• Toplantıya geç kalınmamalıdır.
• Toplantıya katılamayacak olanlar mazeretlerini bildirmelidir.
• Toplantı süresince cep telefonları kapalı tutulmalı, sabit hatlarla da çok gerekmedikçe telefon görüşmesi yapılmamalıdır.
• Toplantı süresince konu dışı ikili görüşme yapılmamalı ve fısıltı ile konuşulmamalıdır.
• Toplantı başkanı, salona girdiğinde tüm katılımcıları selamlamalı, güler yüzlü, rahat görünümlü ve güven verici olmalıdır.
• Toplantıya çağırılanlara ne için toplanacakları açıklanmalıdır. Toplantı gündeminin önceden belirlenmiş ve katılımcılara dağıtılmış olması, katılımcıların hazırlıklı gelmelerini sağlayacak, toplantının daha kısa süreli, dinamik ve verimli olmasını sağlayacaktır.
• Toplantıda bir karar alınacak ise herkesin görüşü alınmalıdır.
• Toplantıda alınan kararın hangi katılımcıyı ilgilendirdiği, hangi katılımcının görev alması gerektiği mutlaka kayda geçirilmelidir.
• Bir sonraki toplantıda eski gündem hızlı bir şekilde gözden geçirilmeli ve gerçekleştirilen aksiyonlar ile ilgili bilgi alınmalıdır

TOPLANTI YÖNETİMİ NEDİR?
Çağımızda birey merkezli yönetim anlayışı artık geçerliliğini yitirmiş ve ekip anlayışlı yönetim düşüncesi yaygınlık kazanmıştır. Bu anlayıştan hareketle toplantı yönetimi katılımcı bir yönetim olarak tarif edilmektedir. Bu, yöneticinin karar alınırken ve uygularken ekibiyle hareket etmesi ve başarı ya da başarısızlığı ekibiyle paylaşması demektir.
Toplantı grup üyelerinin yaratıcılığına gereksinim duyulduğu için yapılmalıdır.

Toplantı iki kategoride ele alınmalıdır:

1. Bilgi verici toplantı
2. Sorun çözücü toplantı

• Sorunu tanımlama
• Çözüm üretme
• Değerlendirme ve karar verme
• Kararı uygulama
• Sonuçları değerlendirme
• Düzenli programlanmış yönetim toplantıları

ETKİN TOPLANTI YÖNETİMİ

Toplantılar bir kurumdaki en önemli iletişim araçlarından birisidir. Yönetim Kurulu toplantısı, koordinasyon toplantısı, performans toplantısı, proje toplantısı, departman toplantısı, müşteri toplantısı, denetim toplantısı, değerlendirme toplantısı… Kurumların ihtiyaçlarına göre onlarca, yüzlerce toplantı çeşidi sayılabilir.
Toplantılar ve etkin toplantı yönetimine ilişkin pek çok faydalı kaynak bulabilirsiniz. Meselenin bu tarafını söz konusu çalışmalara havale ederek, sıkça ihmal edilen ve toplam faydayı direkt etkileyen bazı hususlara değineceğim. Bu yazının konusu, alınan kararların kaydı ve takibiyle ilgili olacaktır.

Konuya geçmeden toplantılarla ilgili herkesin aşina olduğu birkaç cümleyi hatırlayalım:
"Zamanımın yüzde 80′i toplantılarla geçiyor."
"Bir toplantıdan bir başka toplantıya koşturuyorum."
"Toplanmaktan iş yapmaya vakit kalmıyor."
İş hayatında çok çok önemli bir yer işgal eden, toplantıların verimsiz yönetilmesinin ve sonuçlanmasının ne kadar büyük bir kayıp olacağını tahmin etmek hiç zor değil.
Bir toplantının yapıldığını ve kararların alındığını varsayalım. Bundan sonra yaşanabilecek ana sorunlar aşağıdakiler olabilir.

1) Kararların Kayıt Altına Alınmaması: Bazı toplantılarda kimin not tutacağı belirlenmemiş olabilir. Genellikle rutin olmayan ve/veya tek seferlik toplantılarda ve küçük şirketlerde rastlanan bir durumdur. Toplantıda görüşülen konuların ve alınan kararların, toplantı biter bitmez unutulmaya başladığından emin olabilirsiniz. Bu yüzden belirli değilse, toplantı başında kimin not tutacağı belirlenmelidir.

2) Toplantı Kayıtlarının Muğlak İfadelerle Oluşturulması: Kararların kayıt altına alınmaması kadar, muğlak ifadelerle kaydedilmesi de sorundur. Kararların somut ifadelerle kayıt altına alınması gereklidir. Ne yapılacağı, kimin yapacağı, ne zaman yapılacağı net olmalıdır, herkes tarafından anlaşılmalıdır. Bir örnekle izah edelim.
Muğlak bir not:" Satışların artırılması için promosyon yapılmasına karar verilmiştir. Sorumlu: Satış ekibi. Hedef Tarih: Nisan 2012″
Olması gereken not: "Klima satışlarının önceki yıla göre %10 düştüğü ifade edildi. Mart ayında tüm bayilere dönük hediye promosyonu yapılacaktır. Nisan 2012 sonuna kadar satışların önceki yıl seviyesine ulaştırılması sağlanacaktır.

3) Alınan Kararların Takip Edilmemesi: İş yoğunluğu, toplantıların çokluğu, yeni gündemler vs. nedenlerle alınan kararlar uygulanmayabilir ve bu durumu hiç kimse fark etmeyebilir. Bu yüzden alınan kararların periyodik olarak aksiyonerlere hatırlatılması, her toplantının ilk gündem maddesinin, "Bir önceki toplantı notunun gözden geçirilmesi" olması ve mümkünse kurumda bir kişinin, örneğin genel müdür sekreterinin, aksiyonerlerle iletişim kurup, kararların tamamlanma durumu ve oranı gibi değerlendirmeler yapıp ilgililerle paylaşması, kararların uygulanmasında ciddi katkı sağlayacaktır.

Toplantılar iş hayatının ayrılmaz bir parçası olmaya devam edecektir ve kurumlar için görünmez ve hesaplanmayan bir maliyet unsurudur. Sıkça gerçekleştiği için ve bazı toplantıların katılımcıları arasında üst düzey yöneticiler de yer aldığı için bu maliyet çok yüksektir. O halde bu sürecin etkin tamamlanması ve takip edilmesi tüm kurumlar için öncelikli bir konu olacaktır.

TOPLANTI ÇEŞİTLERİ
Bir toplantının amacı, katılanların sayısı, nitelikleri, toplantının akışı, tartışma süreleri ve yöntemi o toplantının türünü belirler.

• Bilgilendirme Amaçlı Toplantılar: Eğer iletişime ortak olan iki taraf da bir arada ise ve kaynaktan alıcıya sadece bir bilgi akışı söz konusu ise; böyle toplantılara bilgilendirici toplantı adı verilebilir. Bu tip toplantılarda yöneticinin örgüt ile ilgili konuları katılanlara aktarması ve onları bilgilendirmesi söz konusudur. Konferans türü toplantılar buna örnek olarak gösterilebilir.

• Değerlendirme Toplantıları: Bu tip toplantılarda katılanlara sunulan bilgilerin tartışılması ve değerlendirilmesi söz konusudur. Koordinasyon amacıyla aynı düzeydeki yöneticilerin yaptığı koordinasyon toplantıları da bu tür toplantıya girebilir.

• Yönlendirici Toplantılar: Yöneticiler bu tip toplantılar aracılığıyla astlarını, belli konularda istedikleri yönde harekete geçirme durumundadırlar. Yönetici merkezli toplantılardır. Bu nedenle otokratik görünümlüdürler. Bu görünümü çağdaş yönetim anlayışına uydurabilmenin yolu, yönlendirme değil, etkilemenin ön plâna çıkması ve bunun da gruba sunulan önemli ve değerli bilgiler aracılığıyla ve otoriter olmayan diğer etkileme yollarıyla yapılmasıdır.

• Danışma Toplantıları: Bu tür toplantıların temel ilkesi, paylaşımdır. Belli doğrultularda karar alma zorunluluğu yoktur. İnsanlar fikir alışverişinde bulunurlar.

• Mesleki Toplantılar: Aynı uzmanlık dalında çalışan kişilerin bir konuda karar almaları ya da bir kararı tartışmaları gerektiğinde başvurulan toplantılardır.Bu tür toplantılarda ortak karar alınması zorunludur. Ancak bu, kararlarda oy birliği anlamına gelmemelidir. Kararlar tartışılarak ortak hâle getirilir. Oylama vazgeçilmez bir uygulama değildir. Alınan kararlarda grup üyeleri ortak sorumludurlar. Okullarda yapılan zümre toplantıları bu niteliktedir.

• Komite ya da Komisyon Toplantıları: Büyük bir gruba sunulacak bilgileri hazırlamak amacıyla, büyük grup tarafından seçilenlerin oluşturduğu gruba komisyon denir. Komisyonların amacı, bir konuyu incelemek ve bu konu hakkında karar vermeyi kolaylaştırmak için büyük kurula bilgi sunmaktır. Komite ise yine büyük grup ya da üst makam tarafından kendilerine verilen konuyu görüşüp incelemek üzere kurulan küçük bir gruptur. Komite üyeleri, genelde farklı çıkar gruplarını ya da uzmanlık alanlarını temsil eden bireylerden oluşur. Bu grupların yaptığı toplantılar birer ön çalışma niteliğindedir. Büyük grubun ya da üst yönetimin karar alması sağlayıcı niteliktedirler. Bu toplantılarda kararlar oya sunulurlar. Oy çokluğu esası vardır. Komite toplantılarının komisyon toplantılarından bir farkı komitenin farklı gruplardan gelen üyelerden oluşmasıdır. Bu nedenle daha fazla tartışmalara sahne olurlar. Komisyonda ise daha fazla birliktelik ve ortak düşünceler olabilir.

• Müzakere Toplantıları: Farklı hedef, görüş ve anlayışlara sahip iki ya da daha fazla grup arasında yapılan toplantılar, bu gruba girer. Bu toplantılarda taraflar, ortak bir noktaya varmak ve anlaşmak durumundadırlar.

• Sorun Çözme Toplantıları:Bir örgütte görülen sorunları, ilgililerin ve örgüt üyelerinin de katılımıyla çözümü için ortak noktaları ve çözüm yollarını ortaya koymak amacıyla yapılan toplantılardır.

• Eğitici Toplantılar: Bu toplantılar, bilgilendirici toplantılara benzeyen toplantılardır. Ancak, bilgilendirici toplantılar, çok belirgin davranış değişikliğini gerçekleştirmek amacını taşımazlar. Eğitici toplantılarda ise katılanların davranışlarını istenilen yönde değiştirmeleri söz konusudur. Katılanları, etkilemek çok önemlidir. Bu nedenle daha etkili yürütmenin yolları aranmalıdır. Öğretmenlere yeni bir yöntem ya da uygulamanın benimsetilmesi için yapılan bir toplantı buna örnek olarak verilebilir.

VERİMLİ TOPLANTININ SIRLARI
1) Zamanında Başlayın
Üst düzey yöneticilerin olduğu toplantılarda ana sorun, toplantıların zamanında başlamaması. Bu durumda çalışanlar kendilerine saygı gösterilmediğini düşünüyor.
O nedenle toplantı saatlerine mümkün olduğunca uyulmalı.

2) Herkese Söz Hakkı
Üst düzey yöneticilerin yer aldığı toplantılarda bazı kişiler sürekli konuşma eğilimindeyken, bazıları tamamen sessiz kalabiliyor. Hep aynı kişilerin söz alması, benzer konuşmaların yapılmasına, yeni bir fikrin doğmamasına sebep olabiliyor. Herkesin toplantıya dahil olması sağlanmalı.

3) Açık Hava Verimi Arttırır
Bazı şirketler ise açık havada toplantılar düzenliyor. Farklı sosyal etkinliklerle bir arada yapılan toplantılarda katılımcılar zihinsel olarak daha dinamik hissediyor. Bu durum, olumlu bir atmosfer yaratılmasında, etkili sonuçlar alınmasında önemli faydalar sağlayabilir.

4) Beden Diline Dikkat
En büyük sorun, toplantıların üst yönetici tarafından farkında olmadan ses tonu ve beden diliyle yönlendirilmesidir. Bu nedenle üst yönetici kendi fikirlerini en sonunda, tüm katılımcıların katkılarını dinledikten sonra paylaşmalıdır.

5) Toplantı Kültürü Olmalı
Yöneticiler, toplantı tiplerini ve amaçlarını düzenleyecek bir yaklaşım benimsemeli. Hangi toplantının ne zaman, ne kadar sürede, hangi sıklıkla ve kimlerle yapılacağının haritası olmalı.

TOPLANTI YÖNETİMİNDE BAŞARISIZLIK NEDENLERİ
Yöneticiler, bilgi aktarmak, bilgi alışverişi yapmak, herkesle aynı bilgiyi aynı zamanda ve anı şekilde öğrenmesini sağlamak ve gerekli kararları almak için sık sık toplantı yaparlar. Ancak bazı yöneticiler toplantı yönetiminde başarısız olurlar. Bunun birinci nedeni yöneticinin toplantı yönetimi konusunda eğitilmemiş ve yetişmemiş olmasıdır.

Toplantı yönetimindeki başarısızlıkların nedenleri şunlardır;

• Toplantıya katılacak olanlara yeterince erken haber verilmemesi
• Çoğu zaman toplantının konusu ve amacı önceden ilgililere bildirilmemesi
• Adı toplantı olduğu halde sürekli yöneticinin konuşması
• Toplantının gündeminin bulunmaması veya gündemin önceden sunulmaması
• Toplantıya katılması gerekenlerin çağrılmaması
• Toplantı sonunda, yöneticinin alına kararı açıklamaması
• Fiziki hazırlıklara yeterli önemin verilmemesi
• Toplantının yanlış hafta veya günde yapılaması

TOPLANTI YÖNETİMİNDE DİKKAT EDİLMESİ GEREKEN KURALLAR
1. Toplantının amacı iyi belirlenmemişse; Katılımcılar konunun başka yöntemlerle daha etkili biçimde ele alınacağını düşünürler. Tatmin olmazlar, toplantıda geçen süreci zaman hırsızı olarak nitelendirirler. Düzenleyen kişi saptanmış amacı katılanlara açıklayıp paylaşırsa olumsuzluk olmaz.

2. Toplantıya katılımcılar iyi seçilmemişse; Kararları uygulama konumunda bulunmayanların etkili karar alabilmeleri olası değildir. Onun için gerekli kararların uygulanmasını sağlayacak anahtar kişiler saptanmalı ve toplantıya çağrılmalıdırlar.

3. Toplantının gündeminde; yapısal olarak bir eksiklik var ise gündem etkili olamaz. Gündem maddeleri toplantı öncesi dağıtılmalıdır.

4. Toplantı yapılacak yerin fiziki durumu; aşırı sıcak, aşırı soğuk, aşırı kalabalık, aşırı gürültülü ve sürekli kesintiye uğrayacak ise etkili olamaz. Onun için toplantı yeri önceden ziyaret edilip, olumsuz koşullar giderilmelidir.

5. Toplantının nerede ne zaman yapılacağı; katılımcılara toplantı günü, saati ve nerede yapılacağı iletilemezse etkin olamaz. Bu iletişim iyi sağlanmalıdır.

6. Toplantı başkanının kim olduğu; başkan rehberlik yapamayan, tartışmaya açık olmayan katılımcıları sindiren ve beklenen iş birliğini sağlayamayan birisi olursa toplantı etkin olamaz. Başkan:

* Katılanların duygularına, gereksinimlerine duyarlı olmalı.
* Söz almayanları tartışmaya davet etmeli.
* Aşırı konuşanları da kısıtlamalıdır.

7. Toplantıda kullanılacak destekleyici materyaller: Özelliğine göre destek materyaller kullanılmayıp sadece tartışma, konuşma şeklinde yapılan toplantılar katılımcıların bir kısmının motivasyonunu bozup, düşüncelerini toplantı dışına çıkarabilirler. Onun için toplantılarda görsel iletişim araçlarından (Video, slayt, projeksiyon v.b) faydalanmak etkinliği artırır.

Adı Soyadı
Firma Adı
Ünvan
Telefon
E-Posta Adresi
İlgilendiğiniz Eğitim ya da Eğitimler
Yaklaşık Katılımcı Sayısı
Kurum içi Eğitim
Açıklamalar