ZAMAN YÖNETİMİ EĞİTİMİ

ZAMAN YÖNETİMİ EĞİTİMİ

Temel kavramlar ve prensipler

• Zaman yönetimi ve organizasyon
• Zaman yönetim sisteminde anahtar faktörler
• Zaman odaklı yönetim
• Zaman ve kaynaklara odaklanılması
• Performans Analizi

Süreçlerin sistematikleştirilmesi
• Zaman yönetiminin 3 boyutu
• Hedef Oluşturmak ve Planlamak
• Hayal -> Hedef -> Plan
• Doğru tanımlanmış hedefler oluşturmak
• Hedef gerçeklik analizi ve zaman planı
• Plan nedir? (Etkili planlama)
• Zaman Harcama Matrisi (Q1, Q2, Q3, Q4) ve "Hayır" diyebilmek

Kendini organize etmek
• Önceliklendirme (Faaliyetlerin Gerçek Değerinin Kıyaslanması)
• Zaman Çalıcılarla Başa Çıkma
• Takvimler ve Randevu Defterleri
• Notlar ve "Check-list"ler (Kayıtlar ve Kontrol Çizelgeleri)
• Meşgul Değil, Üretkenlik
• Kararsızlık veya Gecikmenin Üstesinden Gelmek
• Aşırı Yükten Kurtulmak
• Dokümanları Yönetmek
• Kesintileri Yönetmek
• Çalışma Alanını Yönetmek

ZAMAN YÖNETİMİ EĞİTİMİ

Zaman Yönetimi Eğitiminin Amacı
Zamanı yönetebilme becerisine ne ölçüde sahip olup olmadığınızı belirlemek, zamanı yönetmede size engel olabilecek faktörleri ortadan kaldırarak, zamanı nasıl daha etkili kullanabileceğinizi göstermek. Bu bağlamda, doğru zaman yönetimi sayesinde iş ve özel yaşantınızda daha az stresli, daha huzurlu ve daha planlı hale gelmenizi sağlamak amacındayız.

Zaman yönetimi eğitimi ile katılımcıların kazanımları;
• Zaman ve zaman yönetimi kavramlarının önemine çok daha yakından şahit olacaksınız.
• Kişisel gelişim ve zaman yönetimi konularında ekstra farkındalık kazanacaksınız.
• Zamanı yönetmedeki tüm güçlü ve limitli yönlerinizin farkına varacaksınız.
• Zamanı yönetirken nerelerde zorlandığınızı öğrenmiş olacaksınız.
• Zamanı daha doğru yönetebilme ipuçlarını öğreneceksiniz.
• Zamanı etkin yönetmenin size neler kazandıracağını görmüş olacaksınız.
• Kendinize ve sevdiklerinize daha fazla zaman ayırmak için çok önemli bir adım atmış

ZAMAN YÖNETİMİ
Zaman aslında herkes için sabittir, diğer bir deyişle herkes için günde 24, haftada 168 saat vardır. Ancak benzer koşullarda yaşayan ve çalışanların üretimleri bireysel yeteneklerden de kaynaklanan farklılıklar gösterir. Bu farkı yaratan etkenlerden biri de zamanın nasıl kullanıldığıdır. Zaman yönetimi,zamanı akılcı kullanarak daha verimli sonuçlar elde edilmesini sağlar. Günümüz koşullarında gündelik yaşamın gereklerini yerine getirmek zamana karşı gerçekleştirilen bir uğraş halini almıştır. Bu yüzden zamanı iyi değerlendirmeyi öğrenmek herkes için stresi azaltacak, yararlı bir beceridir.

Zamanyönetimi için yapılması gereken ilk şey zamanın nasıl geçirildiğini belirlemektir. Herkesin yaşamında sabit olan uyku, yemek yemek, kişisel temizlik ve bakım, ulaşım gibi zorunlu işler için harcanan zaman çıkarıldıktan sonra kalan süre için planlama yapılabilir. Plan yaparken dürüst ve gerçekçi olmalı, görevlerin yanı sıra sosyal aktiviteler ve egzersiz için de zaman ayırmalıdır. Uzun ve kısa vadeli hedef ve öncelikleri belirlemek, hedefler için eylem planı yapmak, bunları gerçekleştirmek için yapılacak işler listesi hazırlamak, mükemmelliyetçiliği bırakmak, öncelikleri belirleyebilmek, hayır diyebilmek, aynı zaman dilimine birkaç işi sıkıştırmak (örneğin işe ya da okula giderken veya bir şeyler beklerken kitap okumak, yemek hazırlarken ya da banyo yaparken önceden kaydedilmiş ders notlarını kasetten dinlemek gibi) bu konuda ana başlıklardır.

ZAMANI DOĞRU YÖNETMEK
Hepimiz sürekli olarak işlerimizin yoğunluğundan ve zamanın kısıtlılığından şikayet edip dururuz. Bitirmemiz gereken işler, teslim etmemiz gereken projeler, bunların yanında da her gün yapmamız gereken bazı rutin işler vardır.

Zaman yönetimi bize boşa geçen anlarımızı kazandırmayı ve bu yoğun tempoya ayak uydurmamızı sağlamayı amaçlar. Zamanı düzenli ve sistematik bir şekilde kullanabilmek, önemli işlere daha çok vakit ayırabilmek için rutin işleri daha az zamanda bitirebilmek, dahası iş dışında tüm hayatımızı aynı düzen içinde sürmektir.

Zaman yönetimi ve Kişisel Verim konusunda yirmi yıldır çalışan Dr. Donald Wetmore'unzaman yönetimine başlamak için ilk sekiz kuralı şöyle;

1.Zaman yönetimi ile dokümanlarınızı düzenleyin; Artık çoğumuz kağıt karmaşası içinde boğuluyor olmasak da, bilgisayarlarımızın 'My Documents' bölümünde ya da 'masa üstünde' bir çok gereksiz doküman dağınık bir şekilde duruyordur mutlaka. Sıklıkla kullandığınız metinleri ya da bilgileri kolay erişilebilir bir yerde ve düzenli bir şekilde tutmalısınız.

2. Tek bir takviminiz olsun; İnsanların farklı farklı 'Yapılacaklar' listeleri, ajandaları, aynalarının buzdolaplarının, panolarının üzerinde not kağıtları vardır. Bunlarla başa çıkmak çok zordur, bu yüzden iş hayatınız için bir adet, özel hayatınız için bir adet olmak üzere toplam en fazla iki adet takviminiz olmalı.

3. Zaman yönetimi ile masanızı ve çalışma ortamınızı düzenleyin; Dağınık insanlar zamanlarının büyük bir kısmını aradıklarını bulmakla ya da dikkatlerini dağıtan nesnelerle uğraşmakla geçirirler. Üst düzey yöneticilerin odasına girerseniz tertemiz bir masada çalıştıklarını görürsünüz, bunu başarılı olmalarının sebeplerinden biri sayabilirsiniz.

ETKİLİ ZAMAN YÖNETİMİ
Zaman, arka arkaya dizilmiş olayların ve olguların algılanmasıdır. Zaman, olayları ölçebildiğimiz bir süreçtir. Eğer olaylar ve olgular olmasaydı, zamanı ne algılayabilirdik, ne de ölçebilirdik.

Zaman hayattır. Geri döndürülemez.Ve hiçbir şey onun yerini tutamaz.Zamanımızı harcamak hayatımızı harcamaktır.Zamanımızı iyi kullanabilmek hayatımızı iyi kullanıp hep iyi sonuçlar almak demektir.

Zamanımızı nasıl değerlendirebileceğimize ilişkin doğru kararlar vermek, etrafta bulunan herhangi işi verimli şekilde yapmaktan daha önemlidir.Verimlilik yerine göre iyidir. Başarılı insanın bizden daha fazla zamanı yoktur, bunlar zamanı etkili kullananlardır.

Bütün diğer kaynaklar gibi zamanda kullanılabilir bir özelliktir ve ondan yararlanılabilir.Zamanın tümünü birden kullanmaya ilişkin olanlara karşı elinde yeterince olduğunu bilerek onu azar azar harcamayı bilenlerin daha ender oluşu, zaman kavramının bir çelişkisidir.

Zaman yenilenmesi mümkün olmayan bütün kaynakların en değerli olanıdır.Zaman diğer kaynaklardan farklı olarak; alınıp satılamaz, biriktirilemez, başkasından aktarılamaz, depolanamaz, üretilemez, çoğaltılamaz ve değiştirilemez. Ancak zaman tasarruflu kullanılabilir.

Etkili zaman yönetimi niçin gereklidir?
• Etkili zaman yönetimi ile yönetim değişikliğinin etkilerini, önerilerini kavramak
• Etkili zaman yönetimi ile değişme sürecine bağlı olarak durgunluk olgusu bilinci kazandırmak
• Etkili zaman yönetimi ile zaman ve plânlamaya ilişkin geleneksel tutumunun eksikliklerini belirlemek
• Etkili zaman yönetimi ile işleri kümelendirip, plânlama yapmak becerisini kazandırmak.

İyi yetişmiş, yetkin, liderlik özelliklerine sahip yöneticiler, zamana hükmetme konusunda üst düzeyde yeterlilikleri olan kişilerdir. Zamana hükmetmek, zamanı kontrol altına almak, zamanı yönetmek demektir.Zamanı yönetmek olayları ve olguları önceliklerine göre sıraya koyabilmektir Yetkin yönetici, düşünce modelini yukarıdaki dizinde beşinciden başlatıp olayları ve olguları kontrol etmeye yönelen yöneticidir.

ZAMAN TUZAKLARI
• Plansızlık
• Öncelikleri belirleyememek
• Ertelemek
• Kendini gereğinden fazla işe adamak
• Acelecilik
• Kırtasiyecilik ve verimsiz okuma
• Rutin ve gereksiz işler
• Açık kapı politikası (hayır diyememek)
• Gereksiz telefonlar
• Kararsızlık
• Yetki verememek
• Dağınık masa ve büro düzeni

ZAMAN KAYBETTİREN İŞLERİ ENGELLEMENİN YOLLARI
• Hedeflerinizi gerçekleştirebilmek için kendinize kimsenin bölmeyeceği zaman dilimleri ayırın
• Planladığınız çalışmaları yaparken başka birisinin müdahalesini kabul etmeyin. Bunun için "HAYIR" demeyi öğrenin
• Toplantılara sadece ilgililerin katılımını sağlayın
• Masanızı sürekli olarak gözden geçirin ve kullanmadığınız evrakları masanızdan uzaklaştırın
• İş yaparken kullandığınız araç, gereç ve malzemeyi her zaman belirli yerlerde bulundurun
• Günlük rutin işler için planlayıcı kullanmayı alışkanlık haline getirin
• Randevular ve son tarihler için bir defter ya da sizi uyarabilecek cep telefonu ajandası vb. kullanmayı alışkanlık haline getirin
• Önemli telefon numaraları, adresler, e-posta adresleri vb. sürekli kullandığınız bilgileri elinizin altında bulunduracağınız bir deftere kaydedin
• İş arkadaşları ve ilgili kişilerle iletişim için elektronik posta kullanmayı alışkanlık haline getirin
• Her sabah işe başlarken elektronik postanızı kontrol etmeyi ve ilgililere ileti göndermeyi alışkanlık haline getirin

Adı Soyadı
Firma Adı
Ünvan
Telefon
E-Posta Adresi
İlgilendiğiniz Eğitim ya da Eğitimler
Yaklaşık Katılımcı Sayısı
Kurum içi Eğitim
Açıklamalar