E-POSTA KULLANIMI EĞİTİM

E-POSTA KULLANIMI EĞİTİM
İçerik:

• Etkili Yazım Teknikleri
• Resmi Yazışmalar
• Hitabet
• Başlangıç ve Bitiş Cümleleri
• Etkin E-posta kullanımında dikkat edilmesi gereken yazım yanlışları
• Dilbilgisi Kuralları
• Yazım Yanlışları
• Noktalama İşaretleri
• Kullanıcı Kimlik Bilgilerinin Kullanım Alanı
• Zincir Mesaj Kullanımı İş Etiğinin Neden Dışındadır?
• Bilişim Hukuku Hakkında Ön bilgilendirme
• Ne Zaman ve Neden e-Posta Yazabiliriz
• To, CC ve BCC seçenekleri Kullanım Alanları
• BCC fayda ve zararları
• CC ve BCC arasındaki farklar
• "To" asıl ilgili midir?
• Konu "subject" Seçimi İçerik Doğrultusunda Nasıl Oluşur?
• İçerik oluşumunda etkin yöntemler
• Yeni dönem dijital teknoloji ve kullanımı
o Kurumsal email adresi etkin ve doğru kullanımı
o Çalışan tarafından sosyal paylaşım sitelerinin doğru ve etik kullanımı
o Teknolojide çalışan iş etiği
• Alıcının İletiyi Öncelikli Okumasını Kolaylaştırıcı Yöntemler
• Paragraf sayısı
• Cümle uzunluğu
• Renk ve Görsel etkisi
• Beden Dili Olmaksızın Etkin İletişim Teknikleri
• Formal ve İnformal Yazım Şekilleri

ETKİLİ E-POSTA KULLANIMI
Gönderilmiş bir e-postayı durdurması için hiç IT'den yardım istediniz mi? Ya da bütün bir sabahı "Gelen" kutusuyla boğuşarak mı geçirdiniz? Bunlar olduysa bir e-posta eğitimine ihtiyacınız var demektir.
E-posta_ Kitle iletişimine uygun mu?
Dağıtım listesi ve CC'ler içinde tarama yapmaya zaman ayırın. Biraz dikkat göstererek, ilgisiz kişileri gereksiz bilgi bombardımanına tutmamış olacaksınız. Liste içeriğinin düşük tutulması gizliliği de korur. Müşterileriniz, kişisel e-postalarının üçüncü kişilere yollanmasından hoşlanmaz. BCC yapmanız tüm tarafların korunmasını sağlar. Son olarak, "To" (Alıcı) satırını bir silah olarak kullanmayın. Geç saatlere kadar çalıştığınızı göstermek için patronunuzun e-posta adresini CC satırına yazmayın.

E-posta_ Mesajınızı kısa ve öz tutun
E-postanız kısa olmalıdır. Edebiyat parçalamaya kalkmayın. Kesin, basit bir dil, okuyucunuza ilgili bilginin özünü alma ve bunu tarama konforunu sağlar. Ayrıca, mesaj ne kadar kısaysa bunun hemen yanıtlanma olasılığı o kadar yüksek olur. 10 satırlık bir metin bloğu yerine madde imleri ve beyaz boşluk parçaları gözler için daha kolaydır, mesajınızı düzenlemenize yardımcı olur. Son olarak okuyucunuzu giriş satırı ile avlayın ve bu satırın mesajın özünü oluşturduğundan emin olun.

E-POSTA KULLANIM NEDENİ
E-posta 80'li yıllarda mektubun yerini almıştır. Bunun bize çok katkısı olmuştur. E-posta daha çabuk iletişim sağladığı için daha çok tercih edilmelidir. Mektubun şimdiki adı "Snailmail" yani salyangoz posta. Çünkü e-postaya göre mektup çok yavaş kalmaktadır.
Eğer müşterilerinizle İnternet üzerinde iletişim kurmak istiyorsanız bir e-posta hesabınız olmalıdır. Bu sayede dünyanın her hangi bir yerindeki müşterilerinize en ucuz yoldan bilgi gönderirsiniz.
Birçok firma artık müşteri veri tabanlarında telefon ve faks numaralarının yanısıra e-posta adreslerini toplamaya başlamıştır. Ayrıca firmanın e-posta adresinin olması o firmaya her zaman ulaşılabilir bir iletişim kanalının olduğunu da gösterecektir.
"List Server" olarak bilinen sunucular üzerinden tek bir mesaj göndererek yüzlerce iş kontağınıza da aynı anda ulaşabilirsiniz. Bazen bir e-posta listesine kayıt olarak bazen de kendi e-posta listenizi oluşturarak grup mesajlaşması yapabilirsiniz. Birçok e-mail yazılımı basit olarak bu fonksiyona sahiptir. Ancak bu mesaj gönderme işleminde özellikle junk(kirli) e-mail olarak anlaşılma riskini düşünerek dikkatli ve özenli davranmalısınız. Eğer bu uygulamaya gidecekseniz e-mail göndereceğiniz grubun hedef kitleniz olmasına dikkat etmelisiniz.

E-MAİL KULLANIMI
E-posta yazışmaları günlük yaşantımızın önemli bir parçası ve bu önem her geçen gün daha da artıyor. Pingdom'un 2010 rakamlarına göre dünya çapında her gün 294 milyar adet e-posta gönderiliyor. Bunun ufak da olsa bir kısmı sizin gelen kutunuza düşüyor veya sizin tarafınızdan gönderiliyor olmalı.
E-posta bu derece önemli ama e-postayı doğru kullanmayı ne kadar iyi biliyoruz acaba? Eposta eklenti servisi Boomerang 5 milyon e-postayı inceleyerek ortalama bir kullanıcının günde kaç e-posta ile uğraştığını, kullanıcıların e-postaları ne zaman okumayı tercih ettiklerini ve başlıkta hangi kelimeleri kullanmak, hangilerinden ise uzak durmak gerektiğini belirlemiş.
Infografikte yer alan bilgilere göre ortalama bir kullanıcı günde 147 e-posta mesajı alıyor ve e-postalarına günlük olarak 2,5 saatten fazla zaman harcıyor. Ortalama olarak bu mesajların 71′ini siliyor ve bu sadece 5 dakika zaman alıyor. Her gün gönderilen ve özen gerektiren ortalama 12 e-posta mesajı ise günlük 1,5 saatimize mal oluyor.
5 milyon kişiye ait verilere göre, kullanıcılar diğerlerinin e-postalarını sabah 9′da almak istediklerini düşünüyorlar. Fakat aynı kullanıcılar e-posta mesajlarını sabah 6′da kendilerine iletilmesini tercih ediyorlar. Yani bu bilgilere göre aslında e-postayı sabah 6′da iletmek en uygun saat gibi görünüyor.
Bir e-postanın okunup okunmayacağını ise büyük oranda başlık satırı belirliyor. Boomerang'ın verilerine göre başlık satırında "Onay", "Katılım", "Destek/Yardım", "Konuşmacı", "Basın", "Sosyal" ve "Davet" kelimeleri bir e-postanın okunma oranını önemli ölçüde düşürüyor.

E-POSTA KURALLARI

E-posta_ Konu satırını kullanın
E-posta oluştururken bu konuyu unutabilir, ya da es geçebilirsiniz, fakat şunu unutmayın. E-posta alıcınız dahil herkesin acelesi olabilir. E-postanın gelen kutusuna bakan kişi, sizin e-postanızı gördüğünde, onun içeriğini anlayacaktır ve ona göre öncelik hakkı tanıyabilir. Ayrıca bazı e-posta sistemlerinde, konusuz e-postalar SPAM/Gereksiz olarak adlandırılır.
E-posta_ Açık ve anlaşılır olun
E-postaları ne kadar okunaklı ve akıcı yazabilmenizden ziyade, iletilerinizin alıcıları kısa ve öz olan e-postaları sevmektedirler. E-posta iletinizde istek ve önerileriniz mutlaka kısa, öz ve anlaşılır olmalı, mecbur kalınmadıkça mecazi anlatıma yer verilmemelidir.
E-posta_ İletileri paylaşmayın
Size birebir gönderilen iletileri, mecbur kalmadıkça kopyalayıp başkalarına göndermeyin, alıntılar varsa bildirin.
E-posta_ Hızlıca cevap verin
İletileri Gelen Kutusunda cevapsız öylece bırakmayın. Gönderen kişiye mutlaka geri dönüş yapın, eğer hemen yanıt verecek durumda değilseniz, mutlaka bildirin.
E-posta_ Cümleyi büyük harfler kullanarak yazmayınız
Sadece büyük harf kullanarak yaptığınız konuşmalar SİZİN BAĞIRARAK KONUŞTUĞUNUZ ANLAMINA GELMEKTEDİR. Bağırmak kabalık olarak nitelendirileceğinden, normal olarak yazmanız tavsiye edilir. Eğer bazı konuların üzerinde durmak istiyorsanız, bunu cümle içinde belirtmenizde fayda vardır.
E-posta_ Göndermeden önce, sesli bir şekilde okuyun
Anlatmak istediğiniz her şeyi tam olarak yazdığınızı düşündüğünüz anda, gönder tuşuna basmadan önce e-postayı sesli olarak okumanız kendinizi alıcının yerine koymanızı sağlayacaktır. Düşünceniz yazılı olarak ifade edilmişse, geri almak zordur. Ayrıca asla unutulmamalıdır ki, alıcının bir yazıcısı ve ilet tuşu vardır. Tüm kurumu ya da daha ötesini gezebilecek şeyleri asla yazmayın.

E-posta_ Kızgınken sakın yazmayın
Belki en sık önerilen fakat çiğnenen etik kurallarından biridir bu. Bir üstteki "Göndermeden önce, sesli bir şekilde okuyun" isimli başlığı okuyun ve bir kişiye ağır şeyler yazdığınızda, geri alınamayacağını unutmayın ve yazdıklarınızın karşınıza bir gün çıkacağını bilin.

Adı Soyadı
Firma Adı
Ünvan
Telefon
E-Posta Adresi
İlgilendiğiniz Eğitim ya da Eğitimler
Yaklaşık Katılımcı Sayısı
Kurum içi Eğitim
Açıklamalar